Produkt
Jede Mail wiederfinden.
Geschäftspost wird automatisch, vollständig und unveränderbar aufbewahrt – und ist in Sekunden wieder da. Auch nach Jahren und auch aus dem Postfach eines Kollegen, der längst gegangen ist.
Revisionssicher · Volltextsuche · Microsoft 365 · Aufbewahrungsfristen · Zugriffsrechte · Entlastete Postfächer
Die Mail von damals.
Die Prüferin sitzt im Besprechungsraum und fragt nach der Auftragsbestätigung von März 2022. Der Kollege, der sie geschrieben hat, arbeitet seit einem Jahr woanders.
- Geschäftliche E-Mails unterliegen Aufbewahrungsfristen. Ein Postfach ist kein Aufbewahrungsort, sondern ein Arbeitsplatz.
- Wer aufräumt, löscht. Und löscht dabei auch das, was hätte bleiben müssen.
- Verlässt jemand das Unternehmen, ist meist ungeklärt, was mit seinem Postfach geschieht.
- Die Suche nach einer alten Nachricht kostet eine halbe Stunde, manchmal einen halben Tag.
- Postfächer laufen voll, und irgendwann legt jemand seine Post in eine Datei auf dem eigenen Rechner.
- Im Streitfall zählt nicht, woran sich jemand erinnert, sondern was er vorlegen kann.
Ab jetzt
Ab hier bleibt alles.
Jede geschäftliche E-Mail wandert beim Ein- und Ausgang ins Archiv, bevor jemand sie verschieben oder löschen kann. Dort liegt sie unveränderbar, für die vereinbarte Frist, durchsuchbar bis in den Anhang. Wir richten das ein, binden es an Microsoft 365 oder Ihren Mailserver an und behalten es im Blick.
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Eine Suche über das ganze Archiv, auch im Anhang
statt dem Durchblättern alter Ordner
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Nachrichten, die niemand nachträglich ändern kann
statt einem Postfach, in dem jeder löschen darf
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Das Postfach eines Ausgeschiedenen bleibt auswertbar
statt einem Postfach, das mit dem Kollegen verschwindet
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Aufbewahrung, die einfach läuft
statt dem guten Vorsatz, nichts zu löschen
Was Sie bekommen
So arbeitet das Archiv.
Einmal eingerichtet, arbeitet die Archivierung im Hintergrund weiter.
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Automatisch, nicht nach Erinnerung
Jede geschäftsrelevante Nachricht wird beim Ein- und Ausgang mitgeschrieben. Niemand muss daran denken, und niemand kann es vergessen.
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Suche bis in den Anhang
Volltextsuche über das gesamte Archiv, auch über den Inhalt angehängter Dateien. Die Auftragsbestätigung von März 2022 liegt in Sekunden auf dem Tisch.
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Unveränderbar gespeichert
Was im Archiv liegt, lässt sich nicht mehr ändern und nicht mehr löschen. Genau darauf kommt es bei einer Prüfung an.
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An Microsoft 365 angebunden
Die Archivierung arbeitet mit Microsoft 365 und mit gängigen Mailservern zusammen. Ihr Team schreibt und liest weiter im gewohnten Programm.
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Postfächer bleiben schlank
Alte Nachrichten liegen im Archiv statt im Postfach. Das entlastet Postfächer und Server – und beendet die private Ablage auf einzelnen Rechnern.
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Zugriff nur mit Grund
Wer im Archiv suchen darf, legen Sie fest. Auf Wunsch nur zu zweit, damit niemand allein in fremder Post liest.
Ihr Gewinn
Vorlegen statt erinnern.
Spürbar wird es an dem Tag, an dem jemand nach einer alten Nachricht fragt.
- Die Aufbewahrungspflicht ist erfüllt, ohne dass jemand daran denken muss.
- Eine alte Nachricht ist in Sekunden da statt nach einer halben Stunde Suchen.
- Das Postfach eines ausgeschiedenen Kollegen bleibt auswertbar, ohne weiterzulaufen.
- Bei Prüfung oder Streitfall legen Sie vor, statt sich zu erinnern.
- Postfächer und Server werden entlastet, private Ablagen auf einzelnen Rechnern hören auf.
- Wer ins Archiv sehen darf, ist geregelt und nachvollziehbar.
Woran Sie uns messen
Was wir belegen können.
Archivierung ist kein gutes Gefühl, sondern ein Nachweis. Was das System leistet, sagen wir genau – und was es nicht leistet, ebenso.
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Ein Postfach ist kein Archiv
In Microsoft 365 kann eine Nachricht gelöscht oder verändert werden. Im Archiv nicht. Das ist der ganze Unterschied, und bei einer Prüfung ist er der entscheidende.
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Die Fristen gibt Ihre Steuerberatung vor
Wie lange welche Nachricht aufzubewahren ist, ergibt sich aus Ihrem Geschäft. Wir stellen die Fristen ein, die Ihre Steuerberatung oder Ihr Anwalt nennt.
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Private Post ist ein Thema
Wenn private Nutzung im Betrieb erlaubt ist, muss die Archivierung das berücksichtigen. Wir sprechen das an, bevor wir einrichten, nicht danach.
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Rechenzentren in Deutschland
Das Archiv liegt in Rechenzentren in Deutschland und unterliegt deutschem Datenschutzrecht.
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Das Archiv gehört Ihnen
Bei einem Wechsel bekommen Sie Ihr Archiv, die Dokumentation und alle Zugangsdaten. Das ist keine Verhandlungssache.
So starten Sie
Der Wechsel dauert Wochen, nicht Monate.
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01
Kennenlerngespräch
Wir sehen uns Ihre IT an: 30 Minuten am Telefon oder bei Ihnen vor Ort, kostenlos und ohne Verkaufsdruck.
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02
Passende Stufe
Gemeinsam wählen wir den Umfang, der zu Ihrem Betrieb passt. Sie bekommen ein Angebot mit festem Monatsbetrag.
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03
Aufräumen und Absichern
Vor dem Start klären wir sicherheitskritische Punkte und bringen Ihre Umgebung auf einen stabilen Stand. Sie müssen dafür nichts austauschen.
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04
Einrichtung und Übergabe
Wir dokumentieren Ihre Umgebung vollständig und schalten Monitoring, Updates und Support scharf, geplant außerhalb Ihrer Stoßzeiten.
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05
Laufende Betreuung
Ab hier melden wir uns bei Ihnen, nicht umgekehrt.
Fragen
Fragen zur Mailarchivierung.
- Was kostet die Archivierung?
- Abgerechnet wird monatlich nach der Zahl der Postfächer und dem Datenvolumen. Keine Einrichtungsgebühr. Was das bei Ihrer Größe bedeutet, sagen wir Ihnen am Telefon, auch ohne Termin.
- Reicht Microsoft 365 dafür nicht aus?
- Für den Arbeitsalltag ja, für die Aufbewahrung nicht. In einem Postfach lässt sich eine Nachricht löschen oder verändern; ein Archiv speichert sie unveränderbar und vollständig. Erst das ist ein Nachweis.
- Müssen wir unser Mailsystem austauschen?
- Nein. Die Archivierung wird an das angebunden, was Sie haben – Microsoft 365 oder einen eigenen Mailserver. Für Ihr Team ändert sich im gewohnten Programm nichts.
- Liest da jemand mit?
- Nein. Das Archiv schreibt mit, es liest niemand. Wer suchen darf, legen Sie fest, auf Wunsch nur im Vier-Augen-Prinzip. Wie es eingerichtet ist, dokumentieren wir – Sie können es einer Prüfung vorlegen.
- Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
- Je nach Inhalt gelten mehrjährige Fristen. Welche für Sie gelten, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung; wir stellen das Archiv darauf ein.
- Wie lange binden wir uns, und wie kommen wir wieder raus?
- Es gibt keine Mindestlaufzeit: ITCare ist monatlich kündbar. Für die Betreuung Ihres Archivs gilt dasselbe. Bei einer Kündigung bekommen Sie das Archiv, die vollständige Dokumentation und alle Zugangsdaten.
- Wie schnell reagieren Sie, wenn wir etwas aus dem Archiv brauchen?
- Sie erreichen uns telefonisch und über das Ticketsystem, Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr. Bei kritischen Störungen ist eine Rückmeldung ab 30 Minuten zugesagt. Steht eine Prüfung an oder wird eine Nachricht kurzfristig gebraucht, behandeln wir das vorrangig. Notfall-Support außerhalb der Geschäftszeiten gehört zum Paket Premium.
- Wer richtet das ein, wenn ein anderer Dienstleister unsere E-Mail betreut?
- Wir stimmen uns mit ihm ab, holen Zugänge und Unterlagen ein und richten die Archivierung ein, ohne den Postfachbetrieb zu unterbrechen.
Der erste Schritt
Reden wir darüber.
30 Minuten, kostenlos, unverbindlich.
Danach wissen Sie, wo Ihre IT steht und was zuerst zu tun wäre – unabhängig davon, ob Sie mit uns arbeiten. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags, mit einem Menschen und nicht mit einer Eingangsbestätigung.
- Telefon
- 030 43971756
- office@scholzcon.com
- Anschrift
- SCHOLZCON GmbH
Spreestraße 3
12439 Berlin - Erreichbarkeit
- Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr