Eigenmarke
AutoFlow statt Handarbeit.
Rechnungen ablegen, Urlaub genehmigen, neue Kollegen einrichten: Abläufe, die jede Woche gleich sind, laufen ab jetzt von selbst.
Rechnungen ablegen · Urlaub genehmigen · Mitarbeitende einrichten · Freigaben und Erinnerungen · Formulare statt Zettel · Microsoft 365 · SharePoint und OneDrive · Teams · Outlook
Immer dieselben Handgriffe.
Nichts davon ist schwierig. Es ist nur jedes Mal gleich – und jedes Mal macht es jemand von Hand.
- Die Eingangsrechnung kommt per E-Mail. Jemand lädt sie herunter, benennt sie um und legt sie in den richtigen Ordner. Jeden Tag, mehrfach.
- Der Urlaubsantrag liegt als Zettel auf einem Schreibtisch. Ob er schon unterschrieben ist, weiß niemand sicher.
- Am Montag fängt jemand Neues an. Konto, Postfach, Rechner, Freigaben – vier Zurufe an vier Leute, und einer davon geht unter.
- Die Rechnung vom Februar findet niemand mehr, weil sie unter einem anderen Namen abgelegt wurde.
- Ist die Kollegin im Urlaub, die das sonst macht, bleibt der Vorgang liegen, bis sie zurückkommt.
- Wer wann was freigegeben hat, lässt sich hinterher nicht mehr nachvollziehen.
Ab jetzt
Einmal einrichten, dann läuft es.
Wir setzen uns einen Vormittag mit den Leuten zusammen, die den Ablauf jeden Tag machen, schreiben ihn auf und bauen ihn in Ihr vorhandenes Microsoft 365 hinein. Danach passiert er von selbst – und Sie sehen jederzeit, wo ein Vorgang steht.
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Der Ablauf ist aufgeschrieben.
statt im Kopf eines einzelnen Kollegen.
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Freigaben kommen per Klick.
statt als Zettel über drei Schreibtische.
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Abgelegt wird beim Eingang.
statt irgendwann vor dem Monatsabschluss.
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Sie sehen, wo ein Vorgang steht.
statt Sie fragen herum.
Was Sie bekommen
Womit die meisten anfangen.
Wir beginnen dort, wo es am häufigsten weh tut, und nehmen den nächsten Ablauf erst dazu, wenn der erste im Alltag hält.
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Rechnungen automatisch ablegen
Die Rechnung kommt per E-Mail, wird erkannt, einheitlich benannt und im richtigen Ordner abgelegt – mit Lieferant, Datum und Nummer im Dateinamen. Wer sie im nächsten Jahr sucht, findet sie über die Suche.
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Urlaub digital genehmigen
Der Antrag kommt über ein Formular, die Führungskraft bekommt eine Nachricht in Teams und genehmigt mit einem Klick. Kalender und Personalstelle bekommen das Ergebnis automatisch.
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Neue Mitarbeitende einrichten
Eine Meldung aus der Personalstelle löst alles aus: Benutzerkonto, Postfach, Gruppen, Lizenz, Gerät und die Liste dessen, was am ersten Tag bereitstehen muss. Nichts hängt mehr an einem Zuruf.
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Fristen und Erinnerungen
Verträge, Prüftermine, ablaufende Zertifikate: Was ein Datum hat, meldet sich von selbst – rechtzeitig und bei der Person, die dann etwas tun muss.
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Freigaben mit Nachweis
Jeder Schritt wird mitgeschrieben. Wer wann was freigegeben hat, steht nachvollziehbar da – auch ein Jahr später, wenn danach jemand fragt.
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Auf dem, was Sie schon haben
AutoFlow setzt auf Microsoft 365 auf: Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive. Keine zusätzliche Anwendung, in die sich Ihr Team einarbeiten muss.
Ihr Gewinn
Was danach anders ist.
Der Ablauf verschwindet nicht. Er hat nur aufgehört, Ihre Leute zu beschäftigen.
- Die immer gleichen Handgriffe fallen weg – und mit ihnen die Flüchtigkeitsfehler, die dabei passieren.
- Ein Vorgang bleibt nicht liegen, nur weil jemand im Urlaub oder krank ist.
- Sie sehen, wo eine Freigabe steht, ohne jemanden danach zu fragen.
- Dokumente liegen dort, wo alle sie suchen, und heißen so, wie alle sie suchen.
- Wer wann was entschieden hat, ist nachvollziehbar – auch für eine Prüfung.
- Ihre Leute machen die Arbeit, für die Sie sie eingestellt haben.
- Kommt später ein weiterer Ablauf dazu, wird er ergänzt und nicht neu gebaut.
Woran Sie uns messen
Was AutoFlow nicht ist.
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Manches lohnt sich nicht, und manches lässt sich nicht sinnvoll automatisieren. Das sagen wir Ihnen vorher, nicht hinterher.
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Keine neue Software
AutoFlow ist kein Programm, das Sie zusätzlich kaufen und bedienen. Es sind Abläufe, die wir in Ihrem vorhandenen Microsoft 365 einrichten. Ihre Leute arbeiten weiter in Outlook und Teams.
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Nicht jeder Ablauf lohnt sich
Ein Vorgang, der dreimal im Jahr vorkommt, bleibt Handarbeit. Wir schätzen den Aufwand vor der Umsetzung und sagen ab, wenn er sich nicht trägt.
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Kein Ersatz für Entscheidungen
Automatisiert wird der Weg, nicht das Urteil. Ob eine Rechnung freigegeben und ein Urlaub genehmigt wird, entscheidet weiter ein Mensch.
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Es bleibt Ihres
Die Abläufe laufen in Ihrem eigenen Microsoft 365, unter Ihrem Vertrag, mit Ihren Daten. Wir dokumentieren jeden Ablauf so, dass ein anderer Dienstleister ihn übernehmen könnte.
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Wir fangen klein an
Ein Ablauf zuerst, in wenigen Wochen sichtbar. Erst wenn er im Alltag hält, kommt der nächste dazu. Große Projekte, die ein halbes Jahr nichts liefern, machen wir nicht.
So starten Sie
Der Wechsel dauert Wochen, nicht Monate.
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01
Kennenlerngespräch
Wir sehen uns Ihre IT an: 30 Minuten am Telefon oder bei Ihnen vor Ort, kostenlos und ohne Verkaufsdruck.
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02
Passende Stufe
Gemeinsam wählen wir den Umfang, der zu Ihrem Betrieb passt. Sie bekommen ein Angebot mit festem Monatsbetrag.
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03
Aufräumen und Absichern
Vor dem Start klären wir sicherheitskritische Punkte und bringen Ihre Umgebung auf einen stabilen Stand. Sie müssen dafür nichts austauschen.
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04
Einrichtung und Übergabe
Wir dokumentieren Ihre Umgebung vollständig und schalten Monitoring, Updates und Support scharf, geplant außerhalb Ihrer Stoßzeiten.
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05
Laufende Betreuung
Ab hier melden wir uns bei Ihnen, nicht umgekehrt.
Fragen
Fragen zu AutoFlow.
- Was kostet das?
- Das hängt davon ab, wie viele Abläufe wir bauen und wie verzweigt sie sind. Wir schätzen jeden Ablauf einzeln, bevor wir anfangen, und Sie entscheiden bei jedem, ob er Ihnen das wert ist. Eine Spanne für Ihre Größe nennen wir Ihnen in fünf Minuten am Telefon – ohne Termin und ohne Angebot.
- Wie lange binden wir uns?
- Ein einzelner Ablauf ist ein Projekt mit Anfang und Ende, kein Abonnement. Läuft er, gehört er Ihnen. Soll AutoFlow dauerhaft betreut werden, geht das über ITCare. Es gibt keine Mindestlaufzeit: ITCare ist monatlich kündbar.
- Wie schnell reagieren Sie, wenn ein Ablauf klemmt?
- Sie erreichen uns telefonisch und über das Ticketsystem, Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr. Bei kritischen Störungen ist eine Rückmeldung ab 30 Minuten zugesagt. Steht ein Ablauf, der Ihren Betrieb aufhält, ziehen wir ihn vor. Im Paket Premium erreichen Sie uns für Notfälle auch außerhalb der Geschäftszeiten.
- Müssen wir unsere Programme austauschen?
- Nein. AutoFlow setzt auf dem auf, was Sie schon haben – in aller Regel Microsoft 365. Wo eine Fachanwendung im Spiel ist, prüfen wir, ob sie sich anbinden lässt, und sagen es Ihnen, wenn nicht.
- Was passiert mit unserem bisherigen IT-Dienstleister?
- Für einen Ablauf brauchen wir Zugriff auf Ihr Microsoft 365 und ein Gespräch mit den Leuten, die den Vorgang heute von Hand machen. Wer Ihre IT insgesamt betreut, ist dafür zweitrangig: Wir stimmen die nötigen Freigaben mit Ihrem bisherigen Dienstleister ab. Wenn Sie später ganz wechseln möchten, organisieren wir die Übergabe.
- Wie lange dauert es, bis der erste Ablauf läuft?
- Den Vorgang sehen wir uns an einem Vormittag gemeinsam mit Ihren Leuten an. Danach bauen und testen wir ihn. Für einen klar umrissenen Ablauf sind das meist wenige Wochen, nicht Monate.
- Wer kümmert sich, wenn Microsoft etwas ändert?
- Wir. Änderungen an Microsoft 365 können eingerichtete Abläufe stören. Wir überwachen sie und melden uns, wenn einer nicht mehr durchläuft – meist bevor es bei Ihnen jemandem auffällt.
Das gehört dazu
- Automatisierung und KI Der größere Rahmen: wo Automatisierung im Betrieb ansetzt und wo künstliche Intelligenz heute wirklich etwas beiträgt. Ansehen
- ITCare Wenn nicht nur einzelne Abläufe, sondern die ganze IT einen Zuständigen bekommen soll. Ansehen
- Cloud und Arbeiten von überall Microsoft 365 sauber eingerichtet – die Grundlage, auf der die Abläufe später laufen. Ansehen
Der erste Schritt
Reden wir darüber.
30 Minuten, kostenlos, unverbindlich.
Danach wissen Sie, wo Ihre IT steht und was zuerst zu tun wäre – unabhängig davon, ob Sie mit uns arbeiten. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags, mit einem Menschen und nicht mit einer Eingangsbestätigung.
- Telefon
- 030 43971756
- office@scholzcon.com
- Anschrift
- SCHOLZCON GmbH
Spreestraße 3
12439 Berlin - Erreichbarkeit
- Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr