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Branche

Die Frist wartet nicht.

IT für Kanzleien und Steuerberatungen: Mandantendaten bleiben vertraulich, die Geschäftspost bleibt auffindbar, und die Umgebung, in der Ihre Kanzleisoftware läuft, betreiben wir.

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Mandantendaten · Verschwiegenheit · DATEV-Umfeld · Revisionssichere Mailarchivierung · Zugriffsrechte · Backup mit Rückholprobe · Arbeiten von zu Hause · Nachweise nach DSGVO

Vertraulich, aber ungeprüft.

Die Verschwiegenheitspflicht steht im Berufsrecht, im Arbeitsvertrag und in jedem Mandat. In der Technik steht sie selten irgendwo.

  • Die Mandantenordner liegen auf einem Laufwerk, auf das im Haus praktisch jeder zugreifen kann – auch die Aushilfe im Sekretariat.
  • Das Mailarchiv läuft seit Jahren mit. Ob sich daraus eine drei Jahre alte Nachricht wirklich wiederfinden lässt, hat nie jemand ausprobiert.
  • In der Woche vor der Abgabe hängen sechs Berufsträger an einer Kanzleisoftware, die plötzlich zäh wird, und niemand kann sagen, woran es liegt.
  • Das Backup meldet grün. Zurückgeholt wurde daraus seit dem Aufsetzen nichts.
  • Abends arbeitet jemand von zu Hause weiter – über einen Zugang, den einmal jemand eingerichtet hat, dessen Name niemandem mehr einfällt.
  • Fragt der Datenschutzbeauftragte, wer wann auf welche Mandantendaten zugreifen konnte, beginnt eine Suche statt einer Antwort.

Ab jetzt

Ab hier ist es dokumentiert.

Wir übernehmen Betrieb, Sicherheit und Nachweise Ihrer Kanzlei-IT zu einer festen monatlichen Pauschale. Sie bekommen einen Ansprechpartner mit Namen und Durchwahl, der Ihre Umgebung kennt und weiß, welche Wochen im Jahr bei Ihnen keine Wartung vertragen.

  • Zugriffsrechte, die zum Mandat passen.

    statt einem Laufwerk, auf das alle dürfen.

  • Ein Backup, aus dem wir zurückholen.

    statt einer Sicherung, die nur grün meldet.

  • Ein Ansprechpartner, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

    statt wechselnden Technikern ohne Verpflichtung.

  • Unterlagen, die Sie einem Prüfer vorlegen können.

    statt Aussagen, die niemand belegen kann.

Was Sie bekommen

Was in Kanzleien zählt.

Dieselbe Betreuung wie in jedem anderen Betrieb – nur an den Stellen genauer, an denen Ihr Berufsrecht genauer ist.

  • Zugriff nur, wo nötig

    Wer welche Akte öffnen darf, ist geregelt und schriftlich festgehalten. Wer die Kanzlei verlässt, verliert seine Rechte an dem Tag, an dem Sie es uns sagen, und nicht irgendwann.

  • Revisionssichere Mailarchivierung

    Geschäftspost wird unveränderbar aufbewahrt und bleibt nach Jahren in Sekunden auffindbar – auch die Nachricht, an die sich niemand mehr erinnert.

  • Backup mit Rückholprobe

    Wir sichern nach festem Plan, bewahren die Sicherung getrennt auf und prüfen sie regelmäßig auf Wiederherstellung. Eine Sicherung, aus der nie etwas zurückgeholt wurde, ist keine.

  • Das DATEV-Umfeld im Betrieb

    Server, Terminaldienste und Arbeitsplätze rund um Ihre Kanzleisoftware überwachen wir laufend. Updates planen wir mit Ihnen und nicht in die Abgabewochen.

  • Nachweise für die Prüfung

    Maßnahmen, Zuständigkeiten und Zugriffe dokumentieren wir so, dass Sie sie Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Prüfer vorlegen können, ohne vorher zu suchen.

  • Arbeiten von zu Hause

    Wer abends noch eine Akte aufmacht, kommt über einen abgesicherten Zugang mit zweitem Faktor hinein – nicht über ein Passwort, das seit Jahren dasselbe ist.

Ihr Gewinn

Ruhe vor der Abgabe.

Am deutlichsten in den Wochen, in denen nichts dazwischenkommen darf.

  • Sie können jederzeit beantworten, wer auf welche Mandantendaten zugreifen kann.
  • Alte Geschäftspost ist auffindbar, ohne dass jemand Postfächer durchsucht.
  • In Ihren kritischen Wochen liegen keine geplanten Arbeiten an Ihren Systemen.
  • Die Verschwiegenheitspflicht ist auch technisch hinterlegt, nicht nur im Arbeitsvertrag.
  • Ein ausgefallener Arbeitsplatz ist ein Vorgang und kein Projekt: Das Gerät steht im Inventar, die Einrichtung ist dokumentiert.
  • Auffälligkeiten sehen wir meist, bevor Sie sie melden.
  • Sie haben einen Ansprechpartner mit Namen und Durchwahl, der Ihre Kanzlei kennt.
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Woran Sie uns messen

Prüfbar, nicht behauptet.

Was hier steht, können Sie im Gespräch nachfragen, und wir können es zeigen. Wo unsere Zuständigkeit endet, steht ebenfalls hier.

  • Verschwiegenheit

    Zum Vertrag gehören die Verschwiegenheitsverpflichtung derer, die bei uns Zugang zu Ihren Systemen haben, und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Beides liegt Ihnen vor der Unterschrift vor und wird nicht später nachgereicht.

  • Rechenzentren in Deutschland

    Cloud-Server, Sicherungen und Mailarchivierung betreiben wir in Rechenzentren in Deutschland.

  • Erreichbarkeit

    Telefon und Ticketsystem, Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr. Bei kritischen Störungen ist eine Rückmeldung ab 30 Minuten zugesagt. Notfall-Support außerhalb der Geschäftszeiten gehört zum Paket Premium.

  • Keine Mindestlaufzeit

    Es gibt keine Mindestlaufzeit: ITCare ist monatlich kündbar. Dasselbe gilt für die Betreuung Ihrer Kanzlei-IT. Was monatlich abgerechnet wird, kann monatlich enden.

  • Was wir nicht sind

    Wir sind weder Hersteller Ihrer Kanzleisoftware noch Rechts- oder Steuerberatung. Wir betreiben die Umgebung, in der die Software läuft, und arbeiten dem Hersteller zu, wenn er ran muss.

  • Grenze der Zusage

    Eine ausfallfreie IT sagt Ihnen niemand seriös zu. Wir sagen zu, dass Ihre Systeme überwacht sind, dass Auffälligkeiten meist bei uns auflaufen, bevor Sie sie melden, und dass die Dokumentation im Ernstfall vorliegt statt in einem Kopf zu stecken.

So starten Sie

Der Wechsel dauert Wochen, nicht Monate.

  1. 01

    Kennenlerngespräch

    Wir sehen uns Ihre IT an: 30 Minuten am Telefon oder bei Ihnen vor Ort, kostenlos und ohne Verkaufsdruck.

  2. 02

    Passende Stufe

    Gemeinsam wählen wir den Umfang, der zu Ihrem Betrieb passt. Sie bekommen ein Angebot mit festem Monatsbetrag.

  3. 03

    Aufräumen und Absichern

    Vor dem Start klären wir sicherheitskritische Punkte und bringen Ihre Umgebung auf einen stabilen Stand. Sie müssen dafür nichts austauschen.

  4. 04

    Einrichtung und Übergabe

    Wir dokumentieren Ihre Umgebung vollständig und schalten Monitoring, Updates und Support scharf, geplant außerhalb Ihrer Stoßzeiten.

  5. 05

    Laufende Betreuung

    Ab hier melden wir uns bei Ihnen, nicht umgekehrt.

Fragen

Was Kanzleien fragen.

Was kostet das im Monat?
Abgerechnet wird monatlich je Mitarbeiter, abhängig von der gewählten Stufe. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine versteckten Posten. Die Spanne für Ihre Größe nennen wir Ihnen in fünf Minuten am Telefon – ohne Termin und ohne Angebot.
Wie lange binden wir uns, und wie kommen wir wieder raus?
Es gibt keine Mindestlaufzeit: ITCare ist monatlich kündbar. Bei einer Kündigung erhalten Sie die vollständige Dokumentation Ihrer Umgebung, alle Zugangsdaten und alle Passwörter. Wir übergeben geordnet an Ihren nächsten Dienstleister, auch wenn das nicht wir sind.
Wie schnell reagieren Sie, wenn kurz vor einer Frist etwas steht?
Sie erreichen uns telefonisch und über das Ticketsystem, Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr. Bei kritischen Störungen ist eine Rückmeldung ab 30 Minuten zugesagt; danach beginnen wir priorisiert. Ab dem Paket Komfort kommen wir bei Bedarf in die Kanzlei, im Paket Premium auch außerhalb der Geschäftszeiten. Welche Wochen bei Ihnen kritisch sind, hinterlegen wir vorher.
Müssen wir DATEV oder unsere Kanzleisoftware austauschen?
Nein. Wir nehmen Ihre vorhandene Umgebung auf, dokumentieren sie und übernehmen den Betrieb darauf. Was funktioniert, bleibt. Wo etwas ersetzt werden sollte, sagen wir es und begründen es – die Entscheidung treffen Sie.
Was passiert mit unserem bisherigen IT-Dienstleister?
Die Übergabe organisieren wir. Wir holen Zugänge, Verträge und Unterlagen ein, sichern das vorhandene Wissen in einer Dokumentation und stimmen den Termin so ab, dass Ihre Kanzlei weiterarbeitet. Bereiche, die schon anderweitig vergeben sind, übernehmen wir schrittweise.
Wie stellen Sie sicher, dass eine alte E-Mail auffindbar bleibt?
Über eine eigene Mailarchivierung. Geschäftspost wird unveränderbar aufbewahrt, unabhängig davon, ob jemand sie im Postfach gelöscht hat, und bleibt durchsuchbar. Ob das im Ernstfall funktioniert, probieren wir mit Ihnen aus, statt es zu behaupten.
Sind Ihre Mitarbeitenden zur Verschwiegenheit verpflichtet?
Die schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung für alle, die bei uns Zugang zu Ihren Systemen haben, ist Teil der Vertragsunterlagen, ebenso die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Beides können Sie vor der Unterschrift einsehen. Zugriffe auf Ihre Umgebung sind nachvollziehbar, und wir arbeiten nur mit den Rechten, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind.

Das gehört dazu

Der erste Schritt

Reden wir darüber.

30 Minuten, kostenlos, unverbindlich.

Danach wissen Sie, wo Ihre IT steht und was zuerst zu tun wäre – unabhängig davon, ob Sie mit uns arbeiten. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags, mit einem Menschen und nicht mit einer Eingangsbestätigung.

Anschrift
SCHOLZCON GmbH
Spreestraße 3
12439 Berlin
Erreichbarkeit
Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr

Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags.