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Lösung

Weniger von Hand.

Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch – aufgesetzt auf die Programme, die Sie schon haben. Und KI genau dort, wo sie wirklich etwas spart.

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AutoFlow · Rechnungen ablegen · Genehmigungen · Einrichtung neuer Mitarbeitender · Microsoft 365 · Übergaben zwischen Programmen · Nachvollziehbarkeit · KI im Arbeitsalltag

Immer dieselben Klicks.

Eine Rechnung kommt per E-Mail. Jemand öffnet sie, benennt die Datei um, legt sie im richtigen Ordner ab, trägt sie in eine Liste ein und schreibt eine kurze Nachricht an die Buchhaltung. Jeden Tag mehrmals.

  • Dieselbe Angabe wird an drei Stellen eingetippt, weil die Programme nicht miteinander reden.
  • Ein Urlaubsantrag liegt auf einem Schreibtisch, und niemand weiß, ob er genehmigt ist.
  • Zum Monatsende sucht jemand die Rechnung, die im falschen Ordner gelandet ist.
  • Beim neuen Kollegen wird eine Berechtigung vergessen. Auffallen tut das in der zweiten Woche.
  • Wer die Aufgabe sonst macht, ist krank – und wie sie geht, steht nirgends.
  • Über KI wird viel geredet, aber niemand kann sagen, wo sie in Ihrem Betrieb konkret etwas bringt.

Ab jetzt

Die Routine erledigt sich.

Wir sehen uns an, was bei Ihnen täglich gleich abläuft, sortieren nach Häufigkeit und Ärgernis und nehmen uns den ersten Ablauf vor. Danach läuft er automatisch – in denselben Programmen, in denen Ihr Team ohnehin arbeitet. Sie tauschen nichts aus und lernen nichts Neues.

  • Die Rechnung liegt, wo sie hingehört.

    statt dem Ordner, in dem die Rechnung fehlt.

  • Der Antrag hat einen Stand.

    statt dem Zettel auf dem Schreibtisch.

  • Der Arbeitsplatz steht am ersten Tag.

    statt der Berechtigung, die vergessen wurde.

  • Ein Handgriff, der wegfällt.

    statt einem Vortrag über KI.

Was Sie bekommen

Was AutoFlow übernimmt.

Angefangen wird mit einem Ablauf, nicht mit einem Projekt.

  • Rechnungen und Belege ablegen

    Eingehende Rechnungen werden erkannt, einheitlich benannt und im richtigen Ordner abgelegt. Wer sie später sucht, findet sie – auch die aus dem Vorjahr.

  • Genehmigungen digital

    Urlaub, Anschaffungen, Freigaben: Der Antrag geht an den Richtigen, erinnert von selbst und hat für alle Beteiligten jederzeit einen sichtbaren Stand.

  • Neue Kollegen einrichten

    Ein Vorgang stößt alles an: Benutzer, Postfach, Berechtigungen, Gerät, Durchwahl. Und wenn jemand geht, läuft derselbe Ablauf rückwärts.

  • Übergaben zwischen Programmen

    Was heute aus einem Programm herauskopiert und ins nächste eingetippt wird, geht direkt hinüber. Einmal eingerichtet, ohne Zwischenschritt.

  • KI, wo sie wirklich hilft

    Lange Dokumente zusammenfassen, Textentwürfe schreiben, Belege auslesen, Anfragen vorsortieren. Wir richten es so ein, dass klar ist, welche Daten dabei verarbeitet werden.

  • Nachvollziehbarkeit

    Jeder Durchlauf wird protokolliert: was passiert ist, wann, und was ihn ausgelöst hat. Wenn etwas hakt, sieht man, an welcher Stelle.

Ihr Gewinn

Zeit, die zurückkommt.

Nicht als Versprechen, sondern als Handgriffe, die wegfallen.

  • Aufgaben, die jeden Tag Minuten kosten, kosten keine mehr.
  • Die Ablage ist einheitlich, weil sie niemand mehr von Hand macht.
  • Anträge und Freigaben haben einen Stand, den alle Beteiligten sehen.
  • Ein Ablauf hängt nicht mehr an der Person, die ihn immer gemacht hat.
  • Fehler durch Abtippen fallen weg.
  • Sie können nachvollziehen, wer was wann freigegeben hat.
  • KI kommt dort bei Ihnen an, wo sie einen konkreten Handgriff spart – nicht als Ankündigung.
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Woran Sie uns messen

Wo ein Mensch entscheidet.

Automatisierung ist gut im Wiederkehrenden. Sobald es um Geld, um Verträge oder um Menschen geht, bereitet die Technik vor, und entschieden wird von Hand.

  • Vorbereiten statt entscheiden

    Ein Ablauf darf eine Rechnung erkennen, ablegen und zur Freigabe vorlegen. Freigeben tut sie ein Mensch. Zahlungen, Kündigungen und Personalentscheidungen laufen nie automatisch durch.

  • KI ist keine Quelle

    Ein Sprachmodell formuliert gut und irrt sich überzeugend. Wir setzen es dort ein, wo das Ergebnis noch geprüft wird, bevor es hinausgeht – und nicht dort, wo eine falsche Angabe unbemerkt bliebe.

  • Klar, welche Daten wohin gehen

    Vor dem Einsatz halten wir schriftlich fest, welche Daten verarbeitet werden, wo das geschieht und was ausgeschlossen bleibt. Ohne diese Klärung fangen wir nicht an.

  • Kein Umbau Ihrer Software

    AutoFlow setzt auf Microsoft 365 und auf die Programme auf, die Sie haben. Wenn sich ein Ablauf nicht sinnvoll automatisieren lässt, sagen wir das, statt Ihren Betrieb darum herum umzubauen.

  • Ein Ablauf nach dem anderen

    Wir fangen mit dem an, der am häufigsten nervt. Sie sehen das Ergebnis in Wochen und entscheiden danach, ob ein zweiter folgt.

So starten Sie

Der Wechsel dauert Wochen, nicht Monate.

  1. 01

    Kennenlerngespräch

    Wir sehen uns Ihre IT an: 30 Minuten am Telefon oder bei Ihnen vor Ort, kostenlos und ohne Verkaufsdruck.

  2. 02

    Passende Stufe

    Gemeinsam wählen wir den Umfang, der zu Ihrem Betrieb passt. Sie bekommen ein Angebot mit festem Monatsbetrag.

  3. 03

    Aufräumen und Absichern

    Vor dem Start klären wir sicherheitskritische Punkte und bringen Ihre Umgebung auf einen stabilen Stand. Sie müssen dafür nichts austauschen.

  4. 04

    Einrichtung und Übergabe

    Wir dokumentieren Ihre Umgebung vollständig und schalten Monitoring, Updates und Support scharf, geplant außerhalb Ihrer Stoßzeiten.

  5. 05

    Laufende Betreuung

    Ab hier melden wir uns bei Ihnen, nicht umgekehrt.

Fragen

Fragen zur Automatisierung.

Was kostet das?
Die Kosten richten sich nach Umfang und Anzahl der Abläufe. Wir sehen uns den ersten Ablauf an und beziffern ihn, bevor Sie sich entscheiden. Was danach läuft, wird zusammen mit der übrigen Betreuung monatlich abgerechnet. Die Spanne für Ihre Größe nennen wir Ihnen am Telefon, ohne Termin.
Wie lange binden wir uns?
Es gibt keine Mindestlaufzeit: ITCare ist monatlich kündbar. Das gilt für die laufende Betreuung; ein einzelner Ablauf ist ohnehin ein Projekt mit Anfang und Ende und kein Abonnement. Was wir bei Ihnen einrichten, liegt in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung und ist dokumentiert. Beim Wechsel bekommen Sie die Dokumentation, alle Zugangsdaten und alle Passwörter.
Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?
Im ersten Gespräch sammeln wir die Abläufe, die am häufigsten nerven. Einen davon setzen wir um, bevor über einen zweiten gesprochen wird. Sie sehen also ein Ergebnis nach Wochen und nicht am Ende eines Projekts.
Was ist, wenn ein Ablauf nicht mehr läuft?
Sie erreichen uns telefonisch und über das Ticketsystem, Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr. Bei kritischen Störungen ist eine Rückmeldung ab 30 Minuten zugesagt. Bleibt ein Ablauf stehen, der Ihren Betrieb aufhält, ziehen wir ihn vor; bis er wieder läuft, geht die Arbeit den Weg, den sie vorher ging. Im Paket Premium erreichen Sie uns für Notfälle auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Müssen wir unsere Software wechseln?
Nein. AutoFlow setzt auf dem auf, was Sie schon haben, meist auf Microsoft 365. Ihr Team arbeitet weiter in denselben Programmen und muss nichts Neues lernen.
Ist der Einsatz von KI mit dem Datenschutz vereinbar?
Das hängt davon ab, welches Werkzeug welche Daten verarbeitet. Wir klären das vorher, halten es schriftlich fest und schließen aus, was nicht hineingehört – etwa Personaldaten oder Mandantendaten in einem Dienst, der damit weiterlernt. Ohne diese Klärung richten wir nichts ein.
Ersetzt das Arbeitsplätze?
Automatisiert wird das Wiederkehrende: ablegen, weiterleiten, erinnern, abtippen. Übrig bleiben die Aufgaben, für die Sie Ihre Leute eigentlich eingestellt haben. Was Sie mit der frei gewordenen Zeit machen, entscheiden Sie – wir sagen Ihnen vorher, welche Arbeit wegfällt und welche bleibt.
Was passiert mit unserem bisherigen IT-Dienstleister?
Die Automatisierung können wir auch dann übernehmen, wenn der laufende Betrieb bei jemand anderem bleibt. Dann klären wir vorher schriftlich, wer welche Zugänge verwaltet und wen Ihr Team bei welcher Frage anruft. Wollen Sie den Betrieb später ganz übergeben, organisieren wir die Übergabe.

Das gehört dazu

Der erste Schritt

Reden wir darüber.

30 Minuten, kostenlos, unverbindlich.

Danach wissen Sie, wo Ihre IT steht und was zuerst zu tun wäre – unabhängig davon, ob Sie mit uns arbeiten. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags, mit einem Menschen und nicht mit einer Eingangsbestätigung.

Anschrift
SCHOLZCON GmbH
Spreestraße 3
12439 Berlin
Erreichbarkeit
Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr

Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags.